DMS Software: Dokumentenmanagement für KMU

Die DMS Software für Ihr KMU

Dokumentenablage leicht gemacht. Mit unserem DMS können Sie sicher sein, dass all Ihre digitalen Dateien und Dokumente am richtigen Ort und in der richtigen Version abgespeichert sind – und das bei ultimativer Datensicherheit.

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Wichtigste DMS Funktionen	Swiss Content Cloud	Andere DMS Anbieter
Automatisierte Workflows Zuweisung an zuständige Personen durch vorher definierte Abläufe / Prozesse.	✓ Standard oder kundenspezifisch	✗ häufig extra
Smarte Ablagestruktur Ein Dokument wird nicht einem Ordner zugewiesen, sondern dynamisch anhand der Eigenschaften an einem oder mehreren Orten angezeigt.	✓ sehr flexibel	✗ starre Ordnerstruktur
Nahtlose Integration mit anderen Unternehmensanwendungen Breites Spektrum an Integrationsmöglichkeiten mit ERP-, CRM- oder anderen Lösungen über APIs z.B. REST oder GraphQL; auch CSV-Importe sind möglich.	✓	✗ häufig extra
Direkter Dokumentenzugriff über eindeutige URL Jede Version von jedem Dokument besitzt eine eindeutige URL, die in anderen Lösungen eingefügt werden kann, um direkten Zugriff auf das Dokument zu ermöglichen.	✓	✗ häufig extra
Vordefinierte Module Das Modul «Mitarbeiterdossier» zum Beispiel ermöglicht die Verwaltung von sämtlichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten (Arbeitsverträge, Gesprächsnotizen, Lohnausweis, usw.). Mittels einem ausgeklügelten Berechtigungskonzept wird die Team- und Organisationsstruktur im Unternehmen abgebildet. Das Vertragsmodul bietet umfassende Funktionen (Widervorlage, Erinnerungsfunktion, etc.) zur Verwaltung von beliebigen Verträgen.	✓	✗
Skalierbare Lösung mit starkem Plattformpartner Swiss Content Cloud basiert auf einer bewährten Plattform von IBM womit eine hohe Skalierbarkeit sowie Investitionsschutz gewährleistet sind.	✓	hmm 🤔
Benutzerfreundliche Suchfunktionen Die Suche ermöglicht das Finden von Dokumenten sowohl über Eigenschaften als auch über Volltext (ähnlich wie bei einer einfachen Google-Suche). Suchergebnisse können durch nachträgliches filtern (Metadaten, Zeiträume, Benutzernamen, etc.) weiter verfeinert werden, um relevante Dokumente schnell zu finden.	✓	✗
Dezentrale Verwaltung von Berechtigungen Eine dezentrale Verwaltung von Berechtigungen ermöglicht es jeder Abteilung, unabhängig von der IT, Zugriffsrechte selbst zu vergeben und zu verwalten. Alle Änderungen werden protokolliert, sodass volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.	✓	✗
Integrierte Stammdatenverwaltung Die integrierte Stammdatenverwaltung ermöglicht es, Daten bei Bedarf unabhängig von CRM-Systemen oder anderen Anwendungen zu hinterlegen. Abteilungen können eigene Wertelisten, wie etwa für Lieferanten, flexibel erstellen und verwalten.	✓	✗
KI-gestützte Dokument Klassifizierung Die automatisierte Klassifizierung und Indexierung nutzt bei Bedarf intelligente Erkennungstechnologien, um Dokumente zu identifizieren und Informationen auszulesen. Mit KI-Plattformen wie z.B. Mistral erfolgt die Verarbeitung auf Servern in Europa, sodass alle Daten innerhalb Europas bleiben.	✓	✗ häufig extra
Plattformunabhängiger Webzugriff Zugriff und Administration über jeden Webbrowser, unabhängig vom Betriebssystem.	✓	✗ häufig extra
Nutzung mit der Mobile-App Mit der Mobile-App lassen sich Dokumente schnell und unkompliziert auf mobilen Geräten abrufen oder auch Dokumente im DMS ablegen.	✓	✗ häufig extra
Prozessspezifische Formulare Swiss Content Cloud ermöglicht die Abbildung und Nutzung prozessspezifischer Formulare (z.B. Beschaffungsantrag, Reiseantrag, Vertragsverlängerung, usw.), angepasst an die Anforderungen des Unternehmens.	✓	✗ häufig extra
Versionierung Zu jedem Dokument können beliebig viele Versionen gespeichert werden. Dadurch kann man immer auf frühere Versionen zurückgreifen und den Bearbeitungsverlauf leicht nachvollziehen.	✓	✓
Dokumentenerfassung Dokumente können einfach durch Scannen oder Importieren erfasst werden. Die Inhalte werden dabei durchsucht und indexiert, um sie leicht auffindbar zu machen.	✓	✓

Unsere DMS Software integriert sich nathlos in Ihre bestehenden Systeme

Passende Integration für Ihr Unternehmen nicht aufgelistet?

Ob CRM, ERP oder spezifische Branchensoftware – wir stellen sicher, dass sich unser Swiss Content Cloud reibungslos in Ihre bestehende Softwarelandschaft einfügt. Unser Ziel ist es, Ihren Workflow zu vereinfachen und eine effiziente, nahtlose Verbindung zwischen unseren Systemen und Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur zu gewährleisten.

Mit unserem DMS arbeiten Sie auf Wolke sieben

Die Daten bleiben in der Schweiz

Ihre digitalen Dokumente und Dateien geniessen mit unserer DMS Lösung ultimative Datensicherheit durch Server, die sich ausschliesslich in der Schweiz befinden. Sie können jederzeit sicher und zuverlässig auf Ihre Dokumente zugreifen.

Änderungen an Dokumenten sind nachvollziehbar

Unsere Lösung ermöglicht ein automatisches Versionsmanagement, damit Sie jederzeit mit der aktuellsten Version Ihrer Dokumente arbeiten können.

Innovative Dokument Klassifizierung durch KI

Das Verwalten Ihrer Dokumente wird deutlich einfacher, da unser DMS System automatisch die Kategorie Ihres Dokuments erkennt und klassifiziert.

Mehr Rechtssicherheit - Risiko von Datenverlust wird minimiert

Durch die korrekte Aufbewahrung aller relevanten elektronischen Dokumente gewährleisten wir Ihnen eine rechtliche Sicherheit.

Referenzen

Zahlreiche private und öffentliche Unternehmen setzen auf Swiss Content Cloud, die Dokumentenverwaltung Online Software in der Schweiz. Damit erzielen diese Unternehmen deutlich mehr Effizienz & Sicherheit im täglichen Umgang mit Dokumenten.

Ausgangslage

Wie viele andere Unternehmen kämpfte auch das Pflegezentrum Sihlsana in Adliswil mit einer unübersichtlichen Dokumentenorganisation.

Die damit einhergehende Unsicherheit seitens der Benutzer führte dazu, dass die Mitarbeiter die für sie wichtigen Dokumente zusehends auf ihren eigenen PC’s speicherten, was natürlich auch nicht im Sinne des Unternehmens ist.

Lösung

Um das Problem zu lösen, suchte die Geschäftsleitung eine innovative, digitale Dokumentenverwaltung, die als Cloud-Service nutzbar und aus Datenschutzgründen in der Schweiz angesiedelt sein sollte.

Die Lösung sollte über den Browser und mobile Devices zugänglich sein und die Möglichkeit bieten, Berechtigungs- und Aufbewahrungsrichtlinien der Dokumente einheitlich festzulegen.

Resultat

Mehr als 600 konsistente und sich selbst pflegende Dossiers für Mitarbeiter, Bewohner und Mieter.
Berechtigungen, Aufbewahrungszeiten und Ablagestruktur sind definiert und werden den einzelnen Dokumenten automatisch zugewiesen.
Schliesslich wurde eine Schnittstelle zum bestehenden Administrationssystem realisiert, welche es erlaubt administrative Änderungen ohne weitere Eingriffe auch in Swiss Content Cloud zu repräsentieren.

Pflegezentrum Sihlsana

8134 Adliswil

Leidenschaft macht den Unterschied

Seit mehr als 20 Jahren ist es unsere Leidenschaft als Softwareanbieter, die Herausforderungen unserer Kunden durch innovative Lösungen zu meistern. Aus dieser Philosophie heraus ist Swiss Content Cloud entstanden, ein Cloud-DMS mit garantierter Datenhaltung in der Schweiz. Alles Web, alles Mobile und nahtlose Integration in Ihre Umgebung – Enterprise Technologie zum KMU-tauglichen Preis.

Play

Voriger

Intelligente Dokumentenablage,
direkt aus den Alpen

Wir bewahren Ihre Daten ausschliesslich in der Schweiz auf. Hierfür verwenden wir Swiss Fort Knox, ein Rechenzentrum, welches sich tief in den Schweizer Alpen befindet. Hier sind Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff sicher und unterliegen dem Schweizer Recht. So können Sie sicher sein, dass Ihre sensiblen Daten vertraulich bleiben.

Swiss Content Cloud bietet
zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen

Produktivität erhöhen & Kosten einsparen

Unternehmen können mit Swiss Content Cloud viel Zeit und Ressourcen für manuelle Verwaltungsaufgaben aufwenden, wie das Suchen, Sortieren, Archivieren und Aktualisieren von Dokumenten. Dies führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen und einem erhöhten Arbeitsaufwand für Mitarbeiter.

Skalierbare Lösung für das Unternehmenswachstum

Die Swiss Content Cloud wächst mit den Anforderungen des Unternehmens. Egal wie viele Dokumente und Informationen verwaltet werden müssen, das System skaliert mühelos und bleibt stets effizient und praktisch für den wachsenden Umfang an Daten.

Höchste Sicherheit und Compliance

Die Swiss Content Cloud bietet Unternehmen eine sichere Umgebung für die Handhabung sensibler Informationen. Mit robusten Sicherheitsmassnahmen und einer strikten Einhaltung von Compliance-Vorschriften werden Risiken für Sicherheitsverletzungen, Datenverlust oder Verstösse minimiert.

Förderung der Teamarbeit

Egal ob Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Teams arbeiten, die Swiss Content Cloud ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten. Versionen werden problemlos verfolgt, Änderungen synchronisiert und die Teamarbeit wird effizient unterstützt.

Strukturierte und leicht zugängliche Dokumentenspeicherung

Durch unser Dokument Management System können Unternehmen ihre Dokumente auf organisierte und benutzerfreundliche Weise speichern und verwalten. Wichtige Informationen gehen nicht verloren und sind jederzeit einfach und schnell auffindbar.

Nahtlose Integration in Salesforce CRM

Sie nutzen Salesforce CRM, haben aber Bedenken darin auch Ihre Dokumente abzulegen? Mit unserer nahtlosen Integration in Salesforce CRM können Sie diese Bedenken über Bord werfen, denn wo auch immer Sie damit arbeiten, Ihre Dokumente bleiben in der Schweiz.

Interessiert? Kontaktieren Sie uns

Beenden Sie ineffiziente Dokumentenverwaltung! Swiss Content Cloud macht’s möglich! Schluss mit unstrukturierter Ablage, die zu Sicherheitsrisiken und Skalierbarkeitsproblemen führt. Buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Live-Demo!

swisscontentcloud.ch ist eine Software der cross-works AG, Technoparkstrasse 2, 8406 Winterthur