DMS Software: Dokumentenmanagement für KMU

The dms solution für your SME

Dokumentenablage leicht gemacht. Mit unserem DMS können Sie sicher sein, dass all Ihre digitalen Dateien und Dokumente am richtigen Ort und in der richtigen Version abgespeichert sind – und das bei ultimativer Datensicherheit.

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Most important DMS functions	Swiss Content Cloud	Other DMS providers
Automated workflows Zuweisung an zuständige Personen durch vorher definierte Abläufe / Prozesse.	✓ Standard oder kundenspezifisch	✗ häufig extra
Smarte Ablagestruktur Ein Dokument wird nicht einem Ordner zugewiesen, sondern dynamisch anhand der Eigenschaften an einem oder mehreren Orten angezeigt.	✓ sehr flexibel	✗ Rigid folder structure
Seamless integration with other enterprise applications Breites Spektrum an Integrationsmöglichkeiten mit ERP-, CRM- oder anderen Lösungen über APIs z.B. REST oder GraphQL; auch CSV-Importe sind möglich.	✓	✗ häufig extra
Direkter Dokumentenzugriff über eindeutige URL Jede Version von jedem Dokument besitzt eine eindeutige URL, die in anderen Lösungen eingefügt werden kann, um direkten Zugriff auf das Dokument zu ermöglichen.	✓	✗ häufig extra
Vordefinierte Module Das Modul «Mitarbeiterdossier» zum Beispiel ermöglicht die Verwaltung von sämtlichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten (Arbeitsverträge, Gesprächsnotizen, Lohnausweis, usw.). Mittels einem ausgeklügelten Berechtigungskonzept wird die Team- und Organisationsstruktur im Unternehmen abgebildet. Das Vertragsmodul bietet umfassende Funktionen (Widervorlage, Erinnerungsfunktion, etc.) zur Verwaltung von beliebigen Verträgen.	✓	✗
Scalable solution with a strong platform partner Swiss Content Cloud basiert auf einer bewährten Plattform von IBM womit eine hohe Skalierbarkeit sowie Investitionsschutz gewährleistet sind.	✓	hmm 🤔
User-friendly search functions Die Suche ermöglicht das Finden von Dokumenten sowohl über Eigenschaften als auch über Volltext (ähnlich wie bei einer einfachen Google-Suche). Suchergebnisse können durch nachträgliches filtern (Metadaten, Zeiträume, Benutzernamen, etc.) weiter verfeinert werden, um relevante Dokumente schnell zu finden.	✓	✗
Dezentrale Verwaltung von Berechtigungen Eine dezentrale Verwaltung von Berechtigungen ermöglicht es jeder Abteilung, unabhängig von der IT, Zugriffsrechte selbst zu vergeben und zu verwalten. Alle Änderungen werden protokolliert, sodass volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind.	✓	✗
Integrierte Stammdatenverwaltung Die integrierte Stammdatenverwaltung ermöglicht es, Daten bei Bedarf unabhängig von CRM-Systemen oder anderen Anwendungen zu hinterlegen. Abteilungen können eigene Wertelisten, wie etwa für Lieferanten, flexibel erstellen und verwalten.	✓	✗
AI-supported document classification Die automatisierte Klassifizierung und Indexierung nutzt bei Bedarf intelligente Erkennungstechnologien, um Dokumente zu identifizieren und Informationen auszulesen. Mit KI-Plattformen wie z.B. Mistral erfolgt die Verarbeitung auf Servern in Europa, sodass alle Daten innerhalb Europas bleiben.	✓	✗ häufig extra
Platform-independent web access Access and administration via any web browser, regardless of the operating system.	✓	✗ häufig extra
Nutzung mit der Mobile-App Mit der Mobile-App lassen sich Dokumente schnell und unkompliziert auf mobilen Geräten abrufen oder auch Dokumente im DMS ablegen.	✓	✗ häufig extra
Prozessspezifische Formulare Swiss Content Cloud ermöglicht die Abbildung und Nutzung prozessspezifischer Formulare (z.B. Beschaffungsantrag, Reiseantrag, Vertragsverlängerung, usw.), angepasst an die Anforderungen des Unternehmens.	✓	✗ häufig extra
Versionierung Zu jedem Dokument können beliebig viele Versionen gespeichert werden. Dadurch kann man immer auf frühere Versionen zurückgreifen und den Bearbeitungsverlauf leicht nachvollziehen.	✓	✓
Dokumentenerfassung Dokumente können einfach durch Scannen oder Importieren erfasst werden. Die Inhalte werden dabei durchsucht und indexiert, um sie leicht auffindbar zu machen.	✓	✓

Unsere DMS Software integriert sich nathlos in Ihre bestehenden Systeme

No suitable integration for your company listed?

Ob CRM, ERP oder spezifische Branchensoftware – wir stellen sicher, dass sich unser Swiss Content Cloud reibungslos in Ihre bestehende Softwarelandschaft einfügt. Unser Ziel ist es, Ihren Workflow zu vereinfachen und eine effiziente, nahtlose Verbindung zwischen unseren Systemen und Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur zu gewährleisten.

Mit unserem DMS arbeiten Sie auf Wolke sieben

The data remains in Switzerland

With our DMS solution, your digital documents and files enjoy ultimate data security thanks to servers that are located exclusively in Switzerland. You can access your documents securely and reliably at any time.

Changes to documents are traceable

Our solution enables automatic version management so that you can always work with the most current version of your documents.

Innovative document classification through AI

Managing your documents is much easier because our DMS system automatically recognizes and classifies the category of your document.

More legal certainty - risk of data loss is minimized

By correctly storing all relevant electronic documents, we guarantee you legal security.

Testimonials

Zahlreiche private und öffentliche Unternehmen setzen auf Swiss Content Cloud, die Dokumentenverwaltung Online Software in der Schweiz. Damit erzielen diese Unternehmen deutlich mehr Effizienz & Sicherheit im täglichen Umgang mit Dokumenten.

Initial situation

Like many other companies, the Sihlsana care center in Adliswil struggled with a confusing document organization.

The resulting insecurity on the part of users led to employees increasingly saving the documents that were important to them on their own PCs, which of course is not in the company's interest either.

Solution

To solve the problem, management was looking for an innovative, digital document management solution that could be used as a cloud service and was to be located in Switzerland for data protection reasons.

The solution should be accessible via the browser and mobile devices and provide the ability to set document authorization and retention policies in a consistent manner.

Result

More than 600 consistent and self-maintaining dossiers for employees, residents and tenants.
Authorizations, retention periods and filing structure are defined and automatically assigned to the individual documents.
Schliesslich wurde eine Schnittstelle zum bestehenden Administrationssystem realisiert, welche es erlaubt administrative Änderungen ohne weitere Eingriffe auch in Swiss Content Cloud zu repräsentieren.

Sihlsana Care Center

8134 Adliswil

Passion makes the difference

Seit mehr als 20 Jahren ist es unsere Leidenschaft als Softwareanbieter, die Herausforderungen unserer Kunden durch innovative Lösungen zu meistern. Aus dieser Philosophie heraus ist Swiss Content Cloud entstanden, ein Cloud-DMS mit garantierter Datenhaltung in der Schweiz. Alles Web, alles Mobile und nahtlose Integration in Ihre Umgebung – Enterprise Technologie zum KMU-tauglichen Preis.

Play

Intelligent document storage,
Directly from the Alps

We store your data exclusively in Switzerland. For this we use Swiss Fort Knox, a data center located deep in the Swiss Alps. Here your data is safe from unauthorized access and is subject to Swiss law. So you can be sure that your sensitive data remains confidential.

Swiss Content Cloud bietet
numerous advantages for your company

Increase productivity & save costs

Unternehmen können mit Swiss Content Cloud viel Zeit und Ressourcen für manuelle Verwaltungsaufgaben aufwenden, wie das Suchen, Sortieren, Archivieren und Aktualisieren von Dokumenten. Dies führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen und einem erhöhten Arbeitsaufwand für Mitarbeiter.

Scalable solution for business growth

Die Swiss Content Cloud wächst mit den Anforderungen des Unternehmens. Egal wie viele Dokumente und Informationen verwaltet werden müssen, das System skaliert mühelos und bleibt stets effizient und praktisch für den wachsenden Umfang an Daten.

Highest security and compliance

Die Swiss Content Cloud bietet Unternehmen eine sichere Umgebung für die Handhabung sensibler Informationen. Mit robusten Sicherheitsmassnahmen und einer strikten Einhaltung von Compliance-Vorschriften werden Risiken für Sicherheitsverletzungen, Datenverlust oder Verstösse minimiert.

Promotion of teamwork

Egal ob Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Teams arbeiten, die Swiss Content Cloud ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten. Versionen werden problemlos verfolgt, Änderungen synchronisiert und die Teamarbeit wird effizient unterstützt.

Structured and easily accessible document storage

Through our document management system, companies can store and manage their documents in an organized and user-friendly way. Important information is not lost and can be found easily and quickly at any time.

Nahtlose Integration in Salesforce CRM

You use Salesforce CRM but are worried about storing your documents in it? With our seamless integration in Salesforce CRM, you can throw these concerns overboard, because wherever you work with it, your documents stay in Switzerland.

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Beenden Sie ineffiziente Dokumentenverwaltung! Swiss Content Cloud macht’s möglich! Schluss mit unstrukturierter Ablage, die zu Sicherheitsrisiken und Skalierbarkeitsproblemen führt. Buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Live-Demo!

swisscontentcloud.ch is software from cross-works AG, Technoparkstrasse 2, 8406 Winterthur